CSO 전자계약서 보관 팁: 안전한 시스템 구축 가이드

제약 및 건강기능식품 업계에서 위수탁 영업을 맡고 있는 CSO 기업이라면,

계약 체결뿐 아니라 계약서 보관 체계 또한 실무 운영의 핵심이라는 것을 실감하고 계실 겁니다.

특히 2021년 이후 본격 시행된 식약처의 CSO 신고제로 인해,

계약 문서의 관리 방식은 단순 저장을 넘어 법적 효력과 행정 대응의 기준이 되었습니다.

왜 '계약서 보관'이 핵심 관리 포인트인가요?

기존에는 계약을 체결하고 서류를 출력하거나 스캔본으로 저장해두는 것이 일반적인 방식이었습니다.

그러나 이 방식은 다음과 같은 현실적인 리스크를 동반합니다.

• - 서명 진위 논란, 체결 시점 확인 불가 등으로 법적 분쟁 소지
• - 분실, 훼손, 중복 저장 등으로 인해 식약처 점검 시 자료 미비
• - 계약 갱신 시기 누락으로 위수탁 관계 단절 및 재계약 지연
• - 내부 인사 이관 시 문서 인수인계 불완전 → 감사 대응 어려움

 

전자계약 시스템으로 바꾸면 뭐가 달라지나요?

전자문서로 전환하면 단지 종이를 줄이는 차원이 아닌데요.

CSO24와 같은 실무 특화 플랫폼은 아래와 같은 방식으로 업무 전반의 질을 바꿔줍니다.

• - 전자서명 + 타임스탬프로 계약 진본 자동 인증
• - 클라우드 기반 이중 암호화 저장으로 보안성 확보
• - 접근권한 설정 기능으로 직원별 문서 열람 통제
• - 로그 이력 자동 저장 → 열람·수정·다운로드 기록 증빙 가능
• - PDF로 바로 변환 후 식약처 신고 시 즉시 제출 가능

 

전자계약 시스템, 어떤 기준으로 선택해야 할까?

단순히 '전자계약' 기능이 있다고 해서 모든 플랫폼이 CSO 업무에 적합한 건 아닙니다.

다음과 같은 항목들을 반드시 검토해 보세요.

• - 전자서명 효력이 법적으로 보장되는가?
• - 담당자, 제품명, 병의원 단위로 검색/분류 가능한가?
• - 실시간 백업, 재해 복구 기능이 포함되어 있는가?
• - 알림 기능이 있어 재계약 시점을 놓치지 않게 해주는가?
• - CSO 신고용 자료 자동 매칭 기능이 있는가?

실무자들이 실제로 느끼는 CSO24의 장점

CSO24는 CSO 업무 전반을 구조화하고 자동화할 수 있도록 설계된 플랫폼인데요.

실무자 기준에서 다음과 같은 이점을 느끼실 수 있을 것입니다.

• - 만료 30일 전 자동 알림으로 누락 방지
• - 병의원 등록 모듈과 연동 → 계약서·담당자 자동 연결
• - 계약 체결부터 보관, 제출까지 원스톱 대응
• - PDF 추출 버튼 클릭만으로 식약처 대응 완료

 

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. 종이 계약서와 병행 보관이 가능한가요?

A. 가능하지만, 전자문서만으로도 법적 효력을 인정받으므로 전환을 권장합니다.

Q2. 내부 인원이 바뀌어도 자료 이관이 쉬운가요?

A. CSO24는 담당자별 계정 분리와 열람 이력 관리가 가능해 안정적인 인수인계가 가능합니다.

Q3. 계약 만료 후 재계약 요청은 자동으로 되나요?

A. 네, 계약 만료 시 담당자에게 알림이 발송됩니다.

마무리 정리

오늘은 CSO 전자계약서 보관 팁에 대해 설명해 드렸는데요.

전자계약서를 어떻게 보관하느냐는 단지 파일 정리의 문제가 아니라,

CSO 실무 전반의 신뢰성과 행정 대응력을 결정짓는 요소입니다.

CSO24는 계약 체결, 보관, 갱신, 제출까지 모든 과정을 실무 기준으로 설계한 솔루션인데요.

이제는 안전하고 효율적인 시스템으로 전환할 때입니다.