제약 위수탁 영업 제도, 왜 계약 관리가 중요한가?

제약 산업에서 위수탁 영업은 오랫동안 활용되어온 방식입니다.

그러나 최근 몇 년 사이, 단순한 외주 영업이라는 개념을 넘어 명확한 규제 대상으로 인식되기 시작했습니다.

특히 식약처가 도입한 CSO 신고제 이후, 계약의 체결 방식과

관리 상태가 실제 행정 점검의 핵심 항목으로 자리잡았는데요.

이제는 단지 계약서를 작성해 두는 것만으로는 부족하다는 뜻이죠.

계약이 언제, 누구와 어떤 조건으로 체결되었는지 명확히 확인되고,

보관 상태까지 점검될 수 있어야 합니다.

따라서 위수탁 영업을 운영하는 기업이라면

지금부터라도 계약 관리 체계를 다시 점검할 필요가 있습니다.

 

제약 위수탁 영업 제도의 의미는 무엇일까?

위수탁 영업이란 제약사가 외부 조직(CSO)에게 영업을 위탁하고,

해당 조직은 병의원이나 약국에 제품을 소개하거나 판매를 중개하는 구조를 말합니다.

과거에는 이 방식에 대한 규제가 뚜렷하지 않았지만,

반복되는 불법 리베이트 이슈와 실명 확인 미흡 등의 문제가 불거지며,

2021년부터 식약처는 CSO에 대한 신고 및 계약 투명성 확보를 제도적으로 요구하기 시작했습니다.

즉, 지금의 위수탁 제도는 ‘영업 활동 자체는 허용하지만,

관리가 투명하게 이뤄져야 한다’는 방향으로 이동한 것이죠.

따라서 계약이 체결되었다는 사실을 ‘증빙할 수 있어야’ 하며,

필요 시 즉시 제출할 수 있는 관리 체계가 필수입니다.

 

계약이 누락되면 발생하는 실질적인 문제

계약서가 정확히 정리되지 않거나, 체결 시점이 불명확하면 여러 문제가 발생합니다.

특히 식약처의 점검은 형식적인 확인에 그치지 않고, 실질적인 체결 근거를 요구하는 경우가 많습니다.

예를 들어, 계약 만료일이 지난 문서를 여전히 영업 근거로 활용하고 있거나,

서명자가 누구인지 불명확한 경우, 관리 미흡으로 간주되어 행정처분까지 이어질 수 있습니다.

또한 인사 이동 시 과거 계약 자료가 제대로 인수되지 않으면, 중요한 계약이 사라지는 경우도 발생할 수 있습니다.

실무에서 요구되는 계약 관리 방식

이러한 리스크를 줄이기 위해선, 계약 체결 이후의 관리 방식까지 고민해야 합니다.

단순히 종이로 출력해서 보관하거나, 스캔본을 폴더에 모아두는 방식은 한계가 명확하죠.

이에 따라 실무에서 점점 주목받고 있는 방법은 계약서의 디지털 전환입니다.

이는 전자서명을 통해 체결된 문서를 클라우드에 저장하고, 만료일 기준으로 자동 알림을 설정하며,

담당자별로 접근 권한을 조정하는 구조가 이상적입니다.

 

실무자를 위한 계약 관리 솔루션, 왜 필요한가?

이런 배경에서 최근 제약 및 건강기능식품 업계는

CSO24와 같은 전문 솔루션을 적극적으로 도입하고 있습니다.

CSO24는 위수탁 영업에 특화된 구조를 갖추고 있어 다음과 같은 관리 효율을 제공합니다.

• - 계약 만료 전 자동 알림으로 누락 방지
• - 제약회사 등록 정보와 계약서를 자동으로 연동
• - 계약서 PDF 변환 기능 탑재 → 식약처 제출 시 바로 대응
• - 열람 이력, 수정 내역 등 모든 활동 기록 자동 저장
• - 제품명, 담당자, 회사 단위로 계약서를 분류 및 검색 가능

특히 복잡한 위수탁 구조에서 여러 계약을 동시에 관리하는 기업에게는

이런 시스템이 사실상 필수로 여겨지고 있습니다.

 

체크리스트: 계약 관리 체계 점검 포인트

현재 계약서 관리 체계를 점검할 때, 다음 항목을 기준으로 확인해 보세요.

• - 계약 체결 시 서명자와 체결일이 명확히 기록되는가
• - 계약서마다 만료일 설정 및 갱신 알림 기능이 있는가
• - 계약서 검색이 제품, 회사, 담당자 기준으로 가능한가
• - 실시간 백업과 문서 복구 체계가 마련되어 있는가
• - 계약서를 법적 효력을 가진 형태(PDF 등)로 즉시 제출할 수 있는가

이 중 2가지 이상이 불확실하다면,

전자계약 시스템 도입을 적극 검토할 필요가 있습니다.

마무리

계약 내용을 언제든지 입증할 수 있고, 변경 사항이 생겨도

일관되게 추적 관리할 수 있는 구조를 갖추는 것이 중요한데요.

CSO24는 이러한 흐름을 반영하여, 계약 체결부터 보관, 식약처 제출까지를

실무자 입장에서 자동화한 시스템입니다.

규제 대응뿐 아니라, 조직의 계약 관리 수준을 한 단계 높이고 싶다면,

지금부터라도 관리 방식을 바꿔보는 것이 필요합니다.

관련 키워드 : CSO 신고제